报账指南
一、如何进入网上报账系统？
登录湖南师范大学网站首页，点击右上角的“信息门户”，然后从“智慧财务”进入智慧财务管理平台进行操作，其中发票报销进入“极简报销”模块填报申请单，人员经费发放进入“工薪平台”模块录入发放表。操作手册地址：
（https://cwc.hunnu.edu.cn/title-list.jsp?urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1105）。
二、报销的基本要求
1、 报销发票时，应开具正确的发票信息。我校的税号信息如下图：购买方“湖南师范大学”税号“12430000444875043T”；
当年的发票于当年报销，12月份的发票限次年第一季度内报销完毕；
2、发票票面需开具消费明细内容（品名、数量、单价），或者提供“销售货物或者提供应税劳务、服务清单”；
3、200元以下发票可以现金支付，其余均需出具付款记录或对公转账；
网购还需打印订单截屏；
4、 以个人名义代开的发票，需出具代开人身份证复印件，若是代开劳务类发票（如维修、摄像）、租赁类发票（如租房、租车），还需录收入发放表代扣代缴个人所得税；
5、 外文票据需简要翻译，热敏纸票据需复印；
根据银行水单兑换率折算，无法提供的则按报账当月1号中国银行公布的外汇牌价折算；
同一单位在同一天或针对同一事项在不同时间累计开具的发票合计2万元及以上需附合同（盖学校合同专用章）；
单笔经济业务30万元及以上还需财务处分管处长签批，50万元及以上还需财务处处长签批；
借款需填借款单，签批手续与报账一致，其中对私借款还需财务处签批。
三、报账的审批手续
注：全文所述“单张发票”指一张发票、连号发票或同一单位在同一天开具的发票。
（一）学院及职能部门经费
注：
各二级单位“一支笔”与党政一把手报销费用时，需财务“一支笔”、党政一把手三人联签并加盖单位公章。
（二）各二级单位的离退休工作经费
（三）二级单位工会行政补助经费
注：划转标准见《湖南师范大学工会经费收支管理办法》
（四）一流学科建设经费
注：1、单张发票1000元及以上且用于购买设备、图书、办公用品的还需学院院长会签；
2、文科单张发票或人员经费3000元及以上需发展规划处审核，3万元及以上还需主管学科的校领导审批（杨震副校长）；
3、理科单张发票或人员经费5000元及以上需发展规划处审核，5万元及以上还需主管学科的校领导审批（杨震副校长）。
（五）重点实验室、创新创业基地、人文社科机构等经费
注：
1、重点实验室经费单张票据金额5万元及以上的需报主管科研的校领导审批（谢资清副校长）；
2、人文社科机构经费的报销经负责人签字后加盖学院公章。
（六）科研经费
经办人、证明人、项目负责人签字
注：特殊情况还需学院科研副院长签字并盖章。
（七）本科教学改革与建设项目经费
注：集体项目若项目负责人和教学副院长为同一人时，则由院长签批。
（八）研究生教学改革项目经费
注：研究生教改省级项目中可以列支资料发、数据采集费、会议差旅国际学术交流、设备费、劳务费、咨询费、印刷出版费、其他等。
规定详见《湖南省普通高等学校教学改革研究项目管理办法（2021年修订）》
四、具体报销要求分类
（一）人员经费发放
注：1、发放人员类别为校外人员时，需提供人员的单位、职称、工作内容和电话等信息；
2、发放人员类别为长期临聘人员时，需人事处职工交流培训中心签字并盖章（科研项目经费除外）。
（二）发票报销
1、办公用品、电脑耗材、实验材料、测试费、合成费、印刷费、邮寄费、电话费、翻译费、文献检索费、润色费、租赁费、物业管理费、广告宣传费等
2、图书资料
注：以下情况不需办理验收手续：
1、期刊、杂志、报纸不需办理验收手续；
2、附属单位如人民医院等不需办理验收手续；
3、本科生、研究生补贴费用购置的图书只需学院资料室验收，不需办理图书馆验收手续；
4、若下发图书资料，则不需验收，只需提供《领取人员签名表》；
5、行政部门购买工具书不需图书馆验收，若下发，则需提供《领取人员签名表》。
规定详见《湖南师范大学各学院图书资料开放共享实施意见》、《湖南师范大学各学院图书资料开放共享操作说明（试行）》
3、版面费及出版费
注：国社科基金项目不能报销版面费
4、专利费
注：理科纵向科研项目可以报专利申请费用，但不能报专利维护费。
5、会员费
6、会议费
注：规定详见《湖南师范大学会议费管理办法》
根据湖南省财政厅《湖南省省直机关会议费管理办法》湘财行（2018）17号文规定，会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果，会议不统一配发笔、笔记本，确需配发文件袋的，应选用一次性纸质文件袋或简易塑料文件袋，严禁配发公文包。
7、培训费
注：规定详见《湖南省省直机关培训费管理办法》
8、国内差旅费、国际差旅费
注：1、报销学生或临时工差旅费，如老师已垫付需附学生或临时工身份证复印件并在复印件上写明“某某老师已垫付差旅费及补助”，才可转入老师卡中。需给予学生或临时工补助的，由项目负责人写明“同意给予补助”；
2、科研经费中报销野外考察费用时，如住在农户家中，报销住宿费可采用以下两种方式：
由农户去当地税务局代开住宿费发票，报销时需附农户身份证复印件及付款记录；
3、若无法取得代开发票，则由农户提供住宿说明并签字、印指纹、留电话号码，住宿说明需学院科研副院长签字并盖章，报销时需附农户身份证复印件及付款记录。
交通工具及住宿费标准详见《湖南师范大学差旅费管理办法》
注：1、临时出国（境）人员费用开支标准及范围等规定详见《因公临时出国经费管理办法》（财行【2013】516号）；
2、国家公派出国访学，国家已资助差旅和生活等费用的，不能再凭票从科研经费里报销；与科研相关的出国经费，才能报销；因私出国的，不予报销；
3、严谨随意更改行程和访问内容。按国家和省医疗保险相关规定，赴国（境）外期间发生的医疗费用不能报销。外籍及港澳台教职工因公赴其他国家或地区，报国际处/港澳台办备案。规定详见《湖南师范大学教职工因公临时出国（境）管理办法》（校发【2021】35号）
9、市内交通费
注：除科研项目经费外，其他经费自《湖南师范大学公务交通经费管理办法》（校行发财字【2020】1号）发布之日起（2020年1月16日）,不再报销私车公用汽油费发票，因公租赁车辆的，凭审批过的《湖南师范大学公务交通费用申请及结算单》和正规发票据实报销，租赁车每公里的单价费用不能高于学校同类公车的单价费用。
10、设备及软件购置费
注：
1、资产申报请登录资产与实验室业务信息平台（信息门户——采购系统——采购管理——采购申报）；
2、购买进口设备，还需附委托代理进口协议、外贸合同、银行水单、国外发票、代理费发票、进口货物报关单、进出口货物免税证明、装箱单等相关附件；
3、报销设备购置款项时，不需在网上预约，将所有资产报账单据交由资实处，按如下程序办理即可：资产购置报账票据按规定审批→资实处办理固定资产登记手续→做好网报单→将所有报账票据和网报单一起交给资实处何晓芳老师（203房）。（由何晓芳老师统一交财务报账）。
11、餐费
注：标准：
1、公务活动工作餐：40元每人/每餐；
2、国内接待餐：140元每人/每餐；接待对象10人以内，陪餐人数不得超过3人，超过10人的，陪餐人数不超过接待对象人数的三分之一；
3、国外接待餐：厅局级及以下人员出面举办的宴会，300元每人/每餐；其他宴请，外宾5人及以内的，中外人数原则上1：1以内安排，超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。
标准详见《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》、《湖南省省直机关外宾接待经费管理办法》
12、维修（护）费
13、学生实习费
注：学生在校外实习，补助标准按每人每天不高于10元包干；指导老师补助标准按每人每天不高于80元包干。
规定详见《湖南师范大学实习教学经费管理补充办法》
14、学生暑期“三下乡”社会实践活动经费
15、党建活动费
注：费用标准：
1、伙食费：在差旅费伙食补助费标准内据实报销，一天仅一次就餐的，人均不超过40元；
2、租车费：大巴（25座以上）每辆每天不超过1500元，中巴（25座以下）每辆每天不超过1000元，租车到常住地以外的，可以适当增加租车费；
3、场地费：每半天人均不得超过50元。
规定详见《中央和国家机关基层党组织党建活动经费管理办法》
